Algemene voorwaarden

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn een overeenkomst tussen klant en ondernemer. Onder algemene voorwaarden worden standaardbedingen verstaan die zonder onderhandeling door één partij zijn opgesteld. Het doel hiervan is om deze op regelmatige basis in commerciële transacties te gebruiken of om een reeds bestaande overeenkomst aan te vullen.  

Om ze te gebruiken tegen een contractspartij, moeten algemene voorwaarden aan een contractspartij  ter kennis worden gebracht, of moet er een reële mogelijkheid tot kennisname aangeboden worden. Vervolgens moeten ze door de consument aanvaard worden.  Dit alles dient in principe te gebeuren vóór de contractsluiting.

Wanneer heb je het nodig?

Vanuit juridisch standpunt zijn algemene voorwaarden niet verplicht, toch raden wij u dit zeer sterk aan om volgende redenen:

• Je eigen contractuele relatie wordt positief versterkt. Zo kun je hiermee jouw aansprakelijkheid beperken, kan je de betalingstermijn verminderen, sta je sterker bij kopers of afnemers die niet willen betalen,…  
• Met algemene voorwaarden geef je jezelf én je klanten zekerheid.
• Met goede algemene voorwaarden schep je bovendien vooraf duidelijkheid, zodat je bedrijf minder kwetsbaar is voor juridische conflicten.
• Time is money. Algemene voorwaarden zorgen voor tijdwinst en kostenbesparing.  Door duidelijke algemene voorwaarden moet je geen tijd en geld steken in het telkens opnieuw onderhandelen van contracten en opvolgingen.

Waar plaats u het best uw algemene voorwaarden?

• Enkel op de achterkant van uw factuur uw algemene voorwaarden te vermelden, volstaat niet. Gezien de factuur vaak pas na het leveren van een prestatie of goed aan de klant wordt overgemaakt, zou de klant in beginsel niet door de algemene voorwaarden gebonden zijn, nu hij er geen kennis van kon nemen vóór het sluiten van het contract.
• Het is dus aangewezen om een dergelijke clausule niet louter te vermelden op uw documenten, maar de clausule duidelijk zichtbaar en leesbaar aanbrengen op de voorzijde van het contract, de clausule te laten ondertekenen én de algemene voorwaarden zelf integraal op de achterzijde van hetzelfde document op te nemen.  Mogelijkheid tot voorafgaande kennisname blijft zeker ten aanzien van consumenten absoluut vereist.
• Beter nog is om in het aanbod (de prijsofferte) eveneens reeds uitdrukkelijk te vermelden dat het aanbod onderworpen is aan de algemene voorwaarden die als bijlage bij het aanbod gevoegd worden (of op de achterzijde er van opgenomen worden

Meer info over de plaatsing van uw algemene voorwaarden vind je hier

De Algemene Voorwaarden van een concurrent  in uw sector kopiëren, is bijzonder verleidelijk. Toch kiezen veel ondernemers ervoor om, veelal uit het oogpunt van kostenbesparing, zelf algemene voorwaarden op te stellen. Dit is niet zonder risico… Bijgevolg ontstaan er vaak conflicten met klanten omtrent onduidelijke bepalingen. Het opstellen van algemene voorwaarden is gespecialiseerd werk, wat het beste aan een jurist kan worden uitbesteed.

Wat moet je allemaal overeenkomen?

Uw Algemene Voorwaarden  bevatten best volgende bepalingen:

• Toepassingsgebied
  • Op welke partijen en welke overeenkomsten en handelsbetrekkingen zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing?
• Eenzijdige wijziging
  • Deze clausule voorziet het recht dat u uw Voorwaarden eenzijdig en op eender welk tijdstip kan wijzigen. Deze bepaling is vooral interessant bij langdurige samenwerkingen.
• Uitsluiting van de eigen Algemene Voorwaarden van uw klant
  • Deze bepaling stelt dat enkel úw Algemene Voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst en niet die van uw klant. Zo vermijdt u dat er een procedureslag volgt over de bepalingen uit verschillende Algemene Voorwaarden voor eenzelfde transactie.
• Prijsoffertes en bestellingen
  • Hoe lang zijn uw offertes geldig en hoe en wanneer kan uw klant een bestelling annuleren?
• Prijsbepaling
  • Welk btw-tarief is van toepassing, wie betaalt eventuele belastingen en hoe worden eventuele meerwerken die buiten de offerte vallen, aangerekend (bijvoorbeeld in regie aan uurtarief)? Zijn er ook indexatie of tussentijdse prijsaanpassingen van toepassing?
• Levering & overmacht
  • Welke zijn uw leveringsvoorwaarden en –termijnen en wie draagt de risico’s voor eventuele beschadigingen tijdens het transport? U voorziet ook best een definitie van overmacht, of de situaties die u mogelijks verhinderen om tijdig te leveren. U vergeet hier best ook niet bij te vermelden dat in geval van overmacht of laattijdige levering de klant geen aanspraak kan maken op schadevergoedingen.
• Eigendomsvoorbehoud
  • Dat de goederen uw juridische eigendom blijven tot ze volledig betaald zijn, spreekt u vast ook wel aan. Zo kan u de goederen alsnog terugvorderen wanneer u ze reeds geleverd zou hebben bij uw klant en deze uw factuur niet betaalt.
• Klachten, Bevoegheids- en rechtskeuzebedingen
  • Binnen welke termijn en op welke wijze moet uw klant eventuele klachten formuleren? Welke rechtbanken zijn in dat geval bevoegd? Kwestie dat u zich voor de gerechtelijke procedure niet naar het buitenland moet begeven en u ten opzichte van een andere wetgeving of in een andere taal dient te verdedigen.
• Contractuele wanprestatie
  • Op grond van welke redenen kan u of uw klant de overeenkomst beëindigen en hoe verloopt de stopzetting van de overeenkomst op administratief vlak?
• Betalingstermijnen & -modaliteiten
  • Hoe en wanneer dient uw klant te betalen en zijn er voorschotbetalingen voorzien?
• Schadevergoedingen en nalatigheidsintresten (moratoire intresten)
  • Hier vermeldt u best dat van rechtswege en zonder ingebrekestelling (zonder dat u vooraf uw klant daarvan dient te verwittigen dus) een verhoging van het factuurbedrag zal plaatsvinden met een verwijlinterest van x % per maand vanaf de vervaldag en een schadebeding van x % met een minimum van x euro.
  • Lees hier meer over welke schadevergoeding geaccepteerd wordt.
• Geheimhoudingsbeding & Intellectuele rechten
  • Soms is het wenselijk om te vermelden dat uw klant bepaalde vertrouwelijke informatie niet mag delen met derden en/of uw goederen/teksten/afbeeldingen niet mag kopiëren, herverdelen of doorverkopen. Vaak wordt in deze bepaling ook gestipuleerd dat de klant geen samenwerkingen mag aangaan met uw personeel, klanten of leveranciers (niet-afwervingsbeding).
• De tegenstelbaarheid van de algemene voorwaarden aan de tegenpartij
• De wijze van totstandkoming en de concrete uitkomst
• de overdracht van eigendom van goederen en het risico op tenietgaan van goederen;
• de prijs en betaling van de prijs;
• garanties en aansprakelijkheid;
• opzegging en ontbinding van een overeenkomst

Checklist algemene voorwaarden

• hoe vrijblijvend je offertes moeten zijn
• wanneer je jouw offertes als aanvaard beschouwt
• het uitdrukkelijk van de hand wijzen van de algemene voorwaarden van de andere partij
• het mogen doorvoeren van prijswijzigingen
• op welk moment jouw opdracht als opgeleverd wordt beschouwd
• hoe kan worden gereclameerd en binnen welke termijn
• wanneer je extra betalingszekerheden wilt kunnen eisen
• het opnemen van eigendomsvoorbehouden
• betalingscondities, zoals de betalingstermijn
• wettelijke rente en buitengerechtelijke kosten bij betalingsverzuim
• onder welke omstandigheden de opdracht kan worden opgezegd of ontbonden
• het beperken van het risico op ketenaansprakelijkheid
• het beperken van de aansprakelijkheid en vrijwaringsclausules
• het toepasselijk recht en de bevoegde rechter