Klokkenluiden: intern rapporteringssysteem

Klokkenluidersrichtlijn in een notendop

De klokkenluidersrichtlijn mikt op overtredingen van regels gaande van anti-witwaswetgeving en consumentenbescherming tot mistoestanden bij openbare aanbestedingen etcetera …

De klokkenluidersrichtlijn is cruciaal bijna elke KMO en grote onderneming, aangezien elke onderneming potentieel mistoestanden kan meemaken.

Interne rapportering

De nieuwe richtlijn wil het voor klokkenluiders eenvoudiger maken om allerlei praktijken in een onderneming te melden. Er zijn daarom minimumstandaarden, enerzijds rond performante meldkanalen en anderzijds rond bescherming tegen vergelding om zo drempels weg te nemen voor klokkenluiders.

Om de veiligheid van potentiële klokkenluiders en de vertrouwelijkheid van de informatie te verzekeren, zijn er volgens de nieuwe regels twee mogelijkheden.

Ofwel kan de informatie intern worden voorgelegd aan de verantwoordelijke juridische afdeling.

Ofwel kan het direct aan de bevoegde nationale autoriteiten evenals aan de betreffende relevante EU-instanties worden voorgelegd.

In gevallen waar geen passende actie is ondernomen naar aanleiding van de melding van de klokkenluider wordt de klokkenluider alsnog beschermd als deze ervoor kiest om de informatie openbaar te maken.

Hoe organiseren?

Klokkenluiders zijn niet enkel werknemers, maar alle personen die in een werkcontext weet krijgen van inbreuken en die intern of extern wensen te rapporteren.

Bij het organiseren van een intern meldpunt in uw onderneming moet u rekening houden met specifieke eisen rond:

1. onafhankelijkheid;

2. vertrouwelijkheid;

3. gegevensbescherming.

Als onderneming krijgt u verder wel wat speelruimte om uw meldpunt vorm te geven, zo kan u dit digitaal organiseren via een online platform.

U kunt de verantwoordelijkheid voor het ontvangen en opvolgen van meldingen intern toevertrouwen, bijvoorbeeld aan het hoofd van HR, de bedrijfsjurist, de compliance officer of de GDPR-verantwoordelijke.

Maar misschien kiest u ervoor om dat niet allemaal zelf te doen. Weet dat u de hele zaak perfect mag outsourcen naar een gespecialiseerde derde partij. Die zet dan het meldpunt op en zal in uw naam klachten ontvangen en onderzoeken.

Oplossing door Jureca

Heeft u vragen omtrent de slaagkansen van het opstarten van een dergelijke procedure? Zit je na het lezen van dit artikel toch nog met verdere vragen en heb je dus verder nood aan gespecialiseerd juridisch advies? Jureca heeft een digitale interne rapporteringssysteem ontwikkeld, volledig aanpasbaar aan uw noden. Contacteer ons via info@jureca.be voor het inplannen van een demo.

Of toch eerder nood aan een persoonlijke afspraak bij een gespecialiseerde advocaat bij jou in de buurt? Vul dan hier ons formulier in en wij gaan gratis voor jou op zoek naar de juiste lokale specialist voor het inplannen van een afspraak aan zijn/haar uurtarief.

Meer artikels over het onderwerp van Vennootschapsrecht kan je ook via deze weg eenvoudig en helemaal online terugvinden.