Belangrijkste documenten binnen de mede-eigendom

Ben je nieuw in de mede-eigendom? Of weet je niet welke documenten wettelijk verplicht zijn bij een mede-eigendom? Of heb je andere juridische vragen rond het mede-eigendomsrecht: “Kan ik mij laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering?”, “Hoe stel ik best een huishoudelijk reglement op?”, “Welke statuten heb ik nodig?”, “Wat is er veranderd vanaf 1 januari 2019 door de nieuwe mede-eigendomswet?”,…

Hieronder vind je een duidelijk overzicht van alle belangrijke documenten en een antwoord op al je juridische vragen omtrent het ingewikkelde mede-eigendomsrecht.

Heb je echter een conflict binnen de mede-eigendom en wil je dit zo snel mogelijk oplossen? Dan verwijzen we je liever naar dit artikel, waar een stappenplan opgelijst staat om je lastige situatie eenvoudig op te lossen. 

Elke mede-eigendom moet verplicht (pas op, dit is veranderd sinds 1 januari 2019!) drie statuten omvatten: de basisakte, het reglement van mede-eigendom en het reglement van interne orde. 

1.    Basisakte

Een basisakte is eigenlijk heel simpel. In dit document beschrijf je welke delen van het gebouw privatief zijn en welke delen gemeenschappelijk zijn van het betreffende onroerend goed. Bovendien bepaal je welk aandeel iedere partij heeft in de gemeenschappelijke delen. Zo staat dit netjes op papier en kunnen conflicten over ‘welk deel van wie is’ vermijden worden. 

Deze basisakte moet worden opgesteld bij notariële akte en bij de statuten van de mede-eigendom gevoegd worden. Je contacteert hiervoor dus best een notaris om je bij te staan.

2.    Het reglement van mede-eigendom 

Het reglement van mede-eigendom is een praktisch document dat ook moet worden opgesteld bij notariële akte. Het beschrijft alle rechten en plichten van de mede-eigenaars, regelt de gemeenschappelijke kosten (wie welk deel moet betalen), de werking van de algemene vergadering, de vereniging van mede-eigenaars, de duur van het mandaat van de syndicus. 

MAAR! Pas op: het reglement van mede-eigendom is sinds 1 januari 2019 heel wat afgeslankt. Vanaf 1 januari 2019 bevat het reglement van mede-eigendom enkel de rechten en plichten van de mede-eigenaars en de verdeling van de gemeenschappelijke kosten. 

Het document zou conflicten moeten voorkomen omdat alles zwart wit op papier staat. Toch kan het altijd voorkomen dat er een conflict ontstaat, in dat geval kijk je best in dit artikel welke oplossingen mogelijk zijn. 

Laat een reglement van mede-eigendom opstellen en verlijden door een notaris opdat het kan opgenomen worden in de statuten van de mede-eigendom. Je contacteert hiervoor dus best een notaris om je bij te staan.

3.    Het reglement van interne orde of het huishoudelijk reglement 

Het huishoudelijk reglement, ook wel het reglement van interne orde, is sinds 1 januari 2019 ook verplicht op te nemen in de statuten van elke mede-eigendom. Het huishoudelijk reglement bestond voor 1 januari 2019 ook al, alleen was dit tot en met 31 december 2018 niet verplicht en heette dit “het reglement van inwendige orde”.

Het reglement van interne orde (RIO) bevat alle praktische informatie omtrent de organen en de organisatie van de mede-eigendom. De syndicus is verplicht om een RIO op te stellen voor elke mede-eigendom die hij beheert. 

Concreet omvat het huishoudelijk reglement: 

• Algemene vergadering
  • Hoe en wanneer een algemene vergadering kan bijeengeroepen worden
  • Bevoegdheden
  • Werking

• Syndicus
  • Wijze van benoeming
  • Bevoegdheden
  • Duur van het mandaat (en eventuele hernieuwing)
  • Regels omtrent de opzegging

Bovendien kunnen de woon- en leefregels van de mede-eigendom ook worden opgenomen in het RIO, hoewel dit niét verplicht is (ook niet na 1 januari 2019). Toch zou dit aan te raden zijn, hoe meer regels op papier staan, hoe meer conflicten vermijden kunnen worden. Als iedereen akkoord gaat met het reglement en ondertekent, dan kan er later geen discussie meer over zijn. 

Het reglement van interne orde moet niet worden opgesteld bij notariële akte. Het kan door eender wie worden opgesteld, maar moet daarna goedgekeurd worden door de algemene vergadering (met uitzondering van de wettelijke bepalingen). Het reglement van interne orde vormt vervolgens het derde deel van de statuten van de mede-eigendom. Om dus zeker te zijn dat je een wetsconform reglement van interne orde opstelt is het aangeraden om je te laten bijstaan door een deskundige. 

Bij Jureca word je snel geholpen door een gekozen specialist. Eerst omschrijf je gedetailleerd je gebouw en de situatie, aan de hand van de concrete vragen van de specialist ben je zeker dat niets zal ontbreken in je huishoudelijk reglement. Zo ben je zeker van een reglement van interne orde op maat van jouw gebouw. Klik hier om je reglement van interne orde aan te vragen. Heb je liever toch eerst schriftelijk of telefonisch advies over het huishoudelijk reglement? Geen probleem, klik dan hier om het advies van een deskundige te raadplegen. 

4. Volmacht voor de algemene vergadering

Kan je niet aanwezig zijn op een algemene vergadering? Maar wil je toch jouw stem niet verliezen? Geen probleem. Laat een volmacht opstellen en verlies je stem niet. Aangezien minstens de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd moeten zijn (en deze meer dan de helft van de gemeenschappelijke delen moeten bezitten), kan het van belang zijn om je stem te laten gelden op een algemene vergadering. Ongeacht of je zelf aanwezig kan zijn of niet. Laat een advocaat, een jurist of gewoon iemand die je vertrouwt, je vertegenwoordigen op de algemene vergadering door een volmacht. Sinds 1 januari 2019 voorziet de wet trouwens uitdrukkelijk de mogelijkheid om bijstand te krijgen door een persoon naar keuze tijdens de algemene vergadering.

Een beslissing van de algemene vergadering kan je alleen aanvechten via een dagvaardingvoor de vrederechter. Beslis dus mee tijdens de algemene vergadering en laat je stem niet zomaar verloren gaan!  

Wees zeker dat je volmacht aanvaard wordt door hem te laten opstellen door een specialist. Bij Jureca kan je dit snel en eenvoudig aanvragen. Hier kan je een specialist raadplegen om een volmacht op te stellen om je te laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering. Of wil je liever zelf vertegenwoordiging krijgen door een advocaat naar keuze op de algemene vergadering? Geen probleem. Ook dit biedt Jureca snel en eenvoudig aan. Klik hier omeen advocaat te raadplegen voor een vertegenwoordiging op de algemene vergadering.