Wat zijn notulen van een algemene vergadering van een vereniging zonder winstoogmerk (VZW)?

De notulen, ook wel PV genoemd, is een geschreven verslag waarin alles samengevat wordt dat in de algemene vergadering van een VZW werd besloten. Het wordt zowel bij gewone als buitengewone algemene vergadering gebruikt.

Wanneer kan je notulen van een algemene vergadering van een vereniging zonder winstoogmerk (VZW) gebruiken?

Er zijn twee situaties waarin een verslag van de beslissingen opgesteld moet worden:

• Bij de gewone algemene vergadering van een vennootschap, ook wel de jaarvergadering genoemt.

• Bij alle buitengewone algemene vergaderingen van een vennootschap, elke (andere) vergadering die wordt bijeengeroepen.

In geval van volgende besluiten kan dit document gebruikt worden:

• Goedkeuring jaarrekening
• Kwijting
• Verlenging, benoeming of herroeping zaakvoerder
• Verlenging, benoeming of ontslag commissaris
• Beloning bestuurders
• Belangenconflicten bestuurders en onderneming

Waar dien je zeker op te letten?

De notulen van de algemene vergadering moeten alle belangrijke punten van de vergadering vermelden, in het bijzonder:

• Datum, plaats en tijdstip vergadering

• Samenstelling bureau

• Beraadslagingen

• Stemmen

• Gedetailleerde agenda vergadering

• Vaststelling regelmatigheid bijeenroepingen

• Aantal aanwezigen of vertegenwoordigden

• Verklaring geldig te beraadslagen onderwerpen

• Bevestiging aanneming resoluties

• Sluitingstijd vergadering

• Vermelding lezing en namen ondertekenaars

Indien een lid tegen een besluit is, kan hij of zij de voorzitter verzoeken zijn of haar opmerkingen te laten opnemen, dat wil zeggen in de notulen op te nemen.

Volgende documenten moeten bij de notulen gevoegd worden:

• Aanwezigheidslijst
• Volmachten
• Origineel stemmen per brief
• Verschillende verslagen

Ten slotte wordt het document ondertekend door de leden van het bureau en de leden van de vergadering die dat wensen Hierna worden ze bewaard in een register samen met alle notulen van de vereniging.

Hoe het model bewerken?

Je vult ons formulier in. Het document wordt naargelang jouw antwoorden per sectie opgemaakt. Aan het einde kan je het in Word en/of PDF formaat downloaden en ontvangen. Je kan het later steeds bewerken en onbeperkt opnieuw gebruiken. 

Andere relevante documenten die jou misschien interesseren

• Beslissingen enige aandeelhouder vennootschap (EBVBA) 
• Oproeping voor een algemene vergadering van een vereniging zonder winstoogmerk (VZW)
• Oproeping voor een algemene vergadering (van een BVBA, NV, CV, CVBA)